1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De besloten vennootschap Garage Van Waeyenberge Remy en Zonen, met zetel te 9420 Erpe-Mere, Oudenaardsesteenweg 453, met ondernemingsnummer 0818.148.379, en met e-mailadres vanwaeyenberge@baic-belgium.be, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) (Verordening (EU) 2016/679);
• de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Welke gegevens we precies verwerken, hangt af van uw relatie met ons: bezoeker van de website, kandidaat-koper, klant, dealer, dienstverlener, enzovoort. We verwerken alleen wat we nodig hebben om u te helpen.

We kunnen onder meer volgende categorieën van gegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres;
• adresgegevens;
• gegevens in het kader van overname of aankoop van voertuigen, zoals gegevens over uw huidig voertuig;
• facturatie- en boekhoudkundige gegevens;
• gegevens om u onze nieuwsbrief te kunnen sturen, zoals e-mailadres en voorkeuren;
• beeldmateriaal, indien van toepassing, zoals foto’s bij events of camerabeelden;
• technische gegevens bij gebruik van de website, zoals IP-adres, toesteltype, browser en cookie-informatie.

3. Waarom verwerken we uw gegevens en op welke basis?

We verwerken uw persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden en op basis van een wettelijke grondslag.

a. Offertes en aanvragen voor aankoop of diensten

We gebruiken uw gegevens om:

• uw offerteaanvraag te ontvangen en te behandelen;
• een passende dealer toe te wijzen, bijvoorbeeld op basis van uw postcode;
• uw gegevens door te sturen naar een erkende dealer zodat die u kan contacteren, bijvoorbeeld voor bijkomende vragen, een proefrit of een afspraak.

Dit gebeurt omdat u ons vraagt om stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst (precontractuele maatregelen). In sommige gevallen kan de dealer uw gegevens ook verwerken op basis van zijn gerechtvaardigd belang om uw offerteaanvraag op te volgen.

b. Communicatie met dealers en partners

We delen uw gegevens met aangesloten dealers of partners wanneer dat nodig is om:

• uw aanvraag correct door te sturen;
• de opvolging van uw aanvraag te verzekeren.

Ook dit gebeurt in het kader van precontractuele maatregelen en, waar nodig, op basis van het gerechtvaardigd belang om de samenwerking en dienstverlening vlot te laten verlopen.

c. Website en cookies

We gebruiken technische en gebruiksgegevens om:

• onze website goed te laten functioneren;
• de website te beveiligen;
• de website te analyseren en te verbeteren;
• onze marketing- en advertentiecampagnes te meten en te optimaliseren.

Voor strikt noodzakelijke cookies baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om onze website en diensten te beheren en te beveiligen.

Voor functionele, analytische, marketing- en socialmediacookies verwerken we uw gegevens op basis van uw toestemming, die we vragen via de cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

d. Statistieken en interne rapportering

We kunnen uw gegevens gebruiken voor:

• statistische analyses over het gebruik van de website en het offerteproces;
• interne rapportering, bijvoorbeeld om prestaties van dealers op te volgen;
• evaluatie en verbetering van onze diensten en processen.

Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze werking te verbeteren. Waar wettelijk vereist, vragen we eerst uw toestemming.

e. Kwaliteitsverbetering en feedback

We kunnen u contacteren voor feedback of tevredenheidsmetingen om onze dienstverlening te verbeteren. Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze service te optimaliseren.

f. Misbruik en beveiliging

We verwerken persoonsgegevens om:

• misbruik, fraude of oneigenlijk gebruik van formulieren of systemen te voorkomen;
• onze IT-systemen te beheren en te beveiligen, zoals logging en monitoring.

Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze organisatie en systemen te beschermen.

g. Marketing en nieuwsbrieven

Wij versturen nieuwsbrieven en andere reclame per elektronische post enkel wanneer u ons daarvoor voorafgaand, vrij, specifiek en geïnformeerd uw toestemming hebt gegeven. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink in elke e-mail of door ons te contacteren.

In onze e-mails maken wij gebruik van trackingtechnologieën, zoals onzichtbare afbeeldingen (“tracking pixels”) en gepersonaliseerde links. Daarmee kunnen wij zien of een e-mail is geopend en op welke links wordt geklikt. Deze informatie gebruiken wij om het bereik en de doeltreffendheid van onze e-mailcampagnes te meten en onze communicatie te verbeteren. De verwerking van deze gegevens gebeurt op basis van uw toestemming voor het ontvangen van reclame per elektronische post.

U kunt zich op elk moment uitschrijven voor onze nieuwsbrieven. In dat geval ontvangt u geen marketinge-mails meer en wordt uw e-mailadres niet langer gebruikt voor deze trackingdoeleinden. Dit laat echter onverlet dat wij u nog bepaalde niet-commerciële berichten kunnen sturen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Voor meer informatie over cookies en gelijkaardige technologieën op onze website, zie onze cookieverklaring.

h. Klachten, geschillen en wettelijke verplichtingen

We kunnen uw gegevens verwerken om:

• klachten of geschillen te behandelen en onze rechten te verdedigen, op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

4. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld. Concreet:

• gegevens van dealers, dienstverleners en andere derden: zolang de samenwerking loopt en maximaal 10 jaar na het einde ervan;
• gegevens van personen die contact opnemen via de website of e-mail, inclusief offerteaanvragen: zolang nodig om uw vraag te behandelen en maximaal 1 jaar na afsluiting van het contact of de offerteaanvraag;
• gegevens van nieuwsbriefontvangers: tot u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt;
• gegevens in verband met klachten of geschillen: zolang nodig om onze rechten te beschermen en tot de zaak volledig is afgerond en de toepasselijke verjaringstermijnen zijn verstreken;
• boekhoudkundige en fiscale gegevens: volgens de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar;
• gegevens voor evaluatie of beleidsdoeleinden: enkel zolang ze relevant zijn voor dat doel;
• gegevens van kandidaat-dealers, dienstverleners en andere derden: zolang de evaluatie- en selectieprocedure loopt en maximaal 3 jaar na de laatste inhoudelijke communicatie, tenzij er een samenwerking tot stand komt of een langere bewaring nodig is om rechten te vrijwaren;
• gegevens voor opvolging en hercontactering van potentiële dealers, dienstverleners en andere derden: zolang dit relevant is voor mogelijke toekomstige samenwerkingen en maximaal 3 jaar na het laatste contact.

5. Met wie delen we uw gegevens?

We verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. We delen uw gegevens alleen wanneer dat nodig is om de door u gevraagde informatie, producten of diensten te leveren en onze werking te ondersteunen.

In het bijzonder kunnen we uw gegevens delen met dienstverleners en verwerkers, bijvoorbeeld voor websitebeheer, IT-ondersteuning, boekhouding en communicatie. Zij verwerken uw gegevens uitsluitend volgens onze instructies en op basis van een verwerkersovereenkomst.

Voor bepaalde doorgiften naar de Verenigde Staten baseren wij ons op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, voor zover de betrokken ontvanger daarbij is aangesloten. Voor andere doorgiften buiten de EER zorgen wij ervoor dat een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd, bijvoorbeeld door het afsluiten van standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie en/of door andere passende waarborgen, overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

Daarnaast kunnen we uw gegevens ook delen met partners of dealers wanneer dat nodig is om uw offerteaanvraag te behandelen, een proefrit of afspraak te plannen of een voertuig of dienst te leveren. Zij ontvangen enkel de gegevens die nodig zijn voor dit doel en moeten uw gegevens vertrouwelijk behandelen.

Indien we wettelijk verplicht zijn, kunnen we uw gegevens ook delen met overheidsinstanties of gerechtelijke autoriteiten.

6. Hoe beveiligen we uw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast.

7. Welke rechten heeft u?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te vragen om uw persoonsgegevens te verbeteren of te wissen, om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om bezwaar te maken. U heeft ook het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken.

Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar vanwaeyenberge@baic-belgium.be.

We mogen u vragen om een identificatiebewijs om te voorkomen dat uw gegevens aan iemand anders worden meegedeeld.

We beantwoorden uw verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn worden verlengd met twee maanden, bijvoorbeeld bij complexe of talrijke verzoeken. In dat geval brengen we u daarvan op de hoogte en leggen we uit waarom.

8. Klachten

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan kunt u altijd contact met ons opnemen via vanwaeyenberge@baic-belgium.be.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

9. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring in de toekomst aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten wijzigen of wanneer de wetgeving wordt bijgewerkt. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Belangrijke wijzigingen zullen we duidelijk via de website meedelen.

Laatst bijgewerkt op 21.04.2026